Team, Rollen und Rechte

Kollegen einladen

1. Einstellungen → Mitarbeiter → Einladen (am Desktop auch oben rechts über Einladen).
2. E-Mail-Adresse eintragen und eine Rolle wählen.
3. Die Person bekommt eine Mail mit einem Link. Er gilt 7 Tage. Hat sie noch kein Konto, legt sie eines an und bestätigt ihre Adresse; danach nimmt sie die Einladung mit einem Klick an.

Offene Einladungen stehen unter Einstellungen → Mitarbeiter. Dort lassen sie sich zurückziehen; der Link gilt dann nicht mehr.

Die festen Rollen

• Inhaber — darf alles, auch den Betrieb auflösen und die Inhaberschaft übertragen. Jeder Betrieb hat genau einen.
• Admin — darf alles wie der Inhaber, außer den Betrieb auflösen und die Inhaberschaft übertragen.
• Mitarbeiter — darf, was die Rolle erlaubt. Standardmäßig ohne Geldzahlen und ohne Einstellungen.

Eigene Rollen

Unter Einstellungen → Rollen & Rechte legst du mit + Rolle eigene Rollen an — etwa „Einkauf“ oder „Lager“ — oder kopierst eine bestehende. Je Rolle gibt es drei Bereiche:

• Rechte — Schalter für alles, was die Rolle darf (Liste unten).
• Übersichten — alle Reiter oder nur eine Auswahl. Bei „Auswahl“ hakst du die Reiter und Gruppen an, die diese Rolle sehen soll.
• Personen — wer die Rolle hat.

Unter Vergleich siehst du alle Rollen nebeneinander, unter Verlauf, wer wann was geändert hat.

KI-Credits je Person begrenzen

Alle, die KI nutzen dürfen, verbrauchen Credits aus demselben Kontingent des Betriebs. Damit eine Person nicht alles allein aufbraucht, setzt du eine Grenze je Rolle: Einstellungen → Rollen & Rechte → Rolle wählen → Rechte → unter KI nutzen das Feld Höchstens … Credits je Person und Monat → Speichern.

• Leer — keine eigene Grenze, es gilt nur das Kontingent des Betriebs.
• 0 — die KI ist für diese Rolle gesperrt, obwohl das Recht an ist.
• Die Grenze gilt für jede Person der Rolle einzeln und beginnt am Monatsersten neu.
• Inhaber und Admin haben nie eine Grenze.
• Ändern kann das Feld nur, wer Einstellungen des Betriebs hat — wer Credits kauft, verteilt sie auch.

Wer wie viel verbraucht hat, steht unter Einstellungen → Organisation → KI diesen Monat → Je Person. Ist die Grenze erreicht, sagt die Meldung, wer sie erhöhen kann.

Die Rechte

• Übersichten sehen — Voraussetzung für alles in diesem Bereich.
• Reiter und Gruppen anlegen, Übersichten bearbeiten, Reiter und Ansichten löschen
• Abfragen schreiben (SQL) — eigene Abfragen gegen die Wawi.
• Exportieren — CSV herunterladen und drucken.
• KI nutzen — Frag in Worten, KI-Gespräch und Newsletter mit der KI. Verbraucht Credits aus dem Kontingent des Betriebs. Ohne dieses Recht gibt es keine KI-Knöpfe.
• Geldzahlen sehen — Umsatz, Rohertrag, Marge, Lagerwert. Ohne dieses Recht bleiben solche Ansichten und Ziele unsichtbar.
• Ziele sehen, Ziele anlegen und bearbeiten
• Aufgaben nutzen, Boards verwalten
• Berichte verwalten
• Newsletter anlegen — Entwürfe und Testmails in Brevo, den Hausstil aus einem alten Newsletter lesen oder entfernen. Den gespeicherten Hausstil nutzen alle, die KI nutzen dürfen.
• Einstellungen des Betriebs — Betrieb, Mail-Design, Connector, KI.
• Mitglieder einladen und entfernen, Rollen verwalten

Einen Reiter nur für bestimmte Rollen

In den Übersichten am Reiter ⋯ → Sichtbar für … wählen, welche Rollen ihn sehen. Ein kleines Schloss am Reiter zeigt, dass ihn nicht jede Rolle sieht.

Jemanden entfernen oder die Inhaberschaft übertragen

In Einstellungen → Mitarbeiter bei der Person. Entfernt wird nur die Mitgliedschaft in diesem Betrieb, nicht das Konto. Die Inhaberschaft überträgt nur der Inhaber; er wird danach Admin.

Anmeldung mit Code für alle

Unter Einstellungen → Organisation → Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) legst du fest, dass alle Mitglieder bei der Anmeldung zusätzlich einen Code per E-Mail eingeben.

In mehreren Betrieben

Ein Konto kann zu mehreren Betrieben gehören, in jedem mit eigener Rolle. Wechseln: Profil-Menü (dein Kürzel oben rechts) → Betrieb wechseln.