Berichte per Mail

Einen Bericht anlegen

Übersichten → Berichte (links unten) → Bericht anlegen. Dafür braucht deine Rolle Berichte verwalten.

1. Inhalt — Ansichten aus deinen Reitern und Ziele als Blöcke zusammenstellen, dazu Text. Mit Variablen setzt du etwa den Namen des Empfängers oder den Zeitraum ein.
2. Zeitraum der Zahlen und womit verglichen wird.
3. Zeitplan — täglich, wöchentlich oder monatlich, mit Uhrzeit.
4. Empfänger — Mitglieder deines Betriebs und externe Adressen, mit CC / BCC.

Mit Testmail schickst du dir den Bericht vorab selbst, so oft du willst. Jetzt an alle senden verschickt ihn sofort an alle Empfänger — höchstens 3× in 24 Stunden je Bericht und frühestens 10 Minuten nach dem letzten Mal, damit niemand denselben Bericht mehrfach bekommt. Der Zeitplan läuft davon unabhängig.

Bericht aus einem Reiter

Schneller geht es aus den Übersichten: Reiter öffnen → oben rechts Als Bericht → die gewünschten Ansichten anhaken (oder Alle) → unter In entweder Neuen Bericht oder einen bestehenden Bericht zum Ergänzen wählen → übernehmen. Die Ansichten kommen in der Reihenfolge des Reiters in den Bericht — Kennzahlen, Linien und Flächen als Kennzahl mit Vergleich, Säulen, Ringe und Ranglisten als Balken, alles andere als Tabelle mit 10 Zeilen. Danach öffnet sich der Editor: Zeitraum und Empfänger wählen, speichern. Ein neuer Bericht ist zunächst pausiert, bis du einen Zeitplan aktivierst.

Was in eine Berichtsmail passt

Mails haben wenig Platz und viele Mailprogramme (Outlook, Gmail) zeigen keine Diagramme. Ein Bericht kennt deshalb drei Bausteine:

• Kennzahl — eine große Zahl mit Vergleich zum Vorzeitraum, z. B. „▲ +12 %“. Verläufe (Linie, Fläche) werden zur Kennzahl.
• Balken — eine Rangliste mit höchstens 20 Einträgen, z. B. Top-Artikel oder Kanäle.
• Tabelle — höchstens 6 Spalten und 25 Zeilen. Welche Spalten mitkommen, wählst du im Block unter Spalten in der Mail (sonst die ersten sechs). Sehr lange Texte werden gekürzt. Fehlt etwas, steht unter der Tabelle „… weitere Zeilen/Spalten — in Saleswind ansehen →“ mit einem Link auf den Reiter.

Wer bekommt was?

• Mitglieder deines Betriebs bekommen Berichte sofort, ohne Bestätigung. Geldzahlen gehen nur an Mitglieder, die sie in Saleswind sehen dürfen; für andere wird der Bericht übersprungen.
• Externe Empfänger (Adressen ohne Konto) bekommen beim Speichern einmal eine Mail mit der Bitte um Bestätigung. Berichte bekommen sie erst nach „Ja“. Im Editor steht die Adresse bis dahin gelb mit wartet auf Bestätigung; nach 30 Tagen ohne Antwort kannst du erneut anfragen.
• Externe bekommen jeden Bericht als eigene Mail mit Abmeldelink — auch wenn sie in An oder CC stehen.
• Abmelden und „Nein“ gelten für den ganzen Betrieb: Die Adresse fliegt aus allen Berichten und lässt sich nicht wieder eintragen (rot im Editor). Das gilt auch für Adressen, die unzustellbar sind oder eine Mail als Spam melden.
• Wie viele externe Adressen ihr eintragen könnt, zählt über alle Berichte zusammen — eine Adresse in mehreren Berichten zählt einmal: Pro 10, Team 50.

Aussehen und Absender

• Einstellungen → Organisation → Mail-Design (ab Team) — Logo, Farbe, Absendername, Antwortadresse und Fußzeile.
• Einstellungen → E-Mail-Versand (jeder Tarif) — Berichte über deinen eigenen Mailserver (SMTP) verschicken, wie aus der JTL-Wawi gewohnt. Erst nach einer erfolgreichen Testmail lässt er sich einschalten.

Grenzen je Tarif

• Pro — 10 Berichte, auch täglich, bis zu 10 externe Empfänger.
• Team — 30 Berichte, bis zu 50 externe Empfänger, eigenes Mail-Design. Enterprise wie Team, mehr nach Absprache.